사무관리규정

		제정	2022년 2월 14일

제1장 총    칙

제1조(목적) 이 규정은 서울특별체육회(이하 “체육회”라 한다)의 사무관리에 관한 사항을 규정함으로써 사무의 간소화ㆍ표준화ㆍ과학화 및 정보화를 기하여 행정의 능률을 높임을 목적으로 한다.

제2조(적용범위) 중앙행정기관 및 지방자치단체 등 행정업무 운영에 관하여 다른 법령에 특별히 정한 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 따른다.

제3조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. “문서”라 함은 체육회가 대내 또는 대외적으로 업무상 필요에 의하여 작성 또는 시행하는 문서 (도면ㆍ사진ㆍ디스크ㆍ테이프ㆍ필름ㆍ슬라이드ㆍ전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다.) 및 체육회가 접수한 모든 문서를 말한다.

2. “처리부서”라 함은 부ㆍ실ㆍ팀 단위의 업무처리 및 문서처리를 담당하는 주관부서를 말한다.

3. “결재권자”라 함은 문서를 처리할 최종권한이 있는 자를 말한다.

4. “대내문서”라 함은 체육회 내부에서 지시ㆍ명령ㆍ협조 또는 보고를 하기 위하여 수발하는 문서를 말한다.

5. “대외문서”라 함은 국민이나 단체 또는 다른 행정 기관 간에 수발하는 문서를 말한다.

6. “전자문서”라 함은 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성, 송ㆍ수신 또는 저장된 문서를 말한다.

7. “서명”이라 함은 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인이 공문서(전자문서를 제외한다)상에 자필로 자기의 성명을 한글로 표시하는 것을 말한다.

8. “전자이미지 직인”이라 함은 컴퓨터 등 정보처리 능력을 가진 장치에 의하여 전자 직인 이미지 형태로 사용되는 직인을 말한다.

9. “전자문서 서명”이라 함은 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자의 성명을 전자문서상에 전자적인 문자 형태로 표시하는 것을 말한다.

제4조(사무의 인계ㆍ인수) 임ㆍ직원이 조직개편, 인사발령 또는 업무분장 조정 등의 사유로 업무를 인계ㆍ인수할 때에는 “별지 제4호 서식”에 해당업무에 관한 모든 사항을 구체적으로 명시하여 전자문서시스템을 이용하여 인계ㆍ인수하여야 한다.

제２장  문서관리

제5조(문서의 종류) 문서의 종류는 다음 각 호의 구분에 따른다.

1. 법규문서 : 법, 시행령, 정관 등 주로 법률사항을 정하는 문서

2. 지시문서 : 체육회, 구체육회, 회원종목단체 및 소속 직원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서

3. 공고문서 : 체육회 직원 또는 일반인에 대한 주지사항 및 체육회의 안내사항 등을 수록한 문서

4. 비치문서 : 체육회가 일정한 사항을 기록하여 체육회 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 대장, 카드 등의 문서

5. 민원문서: 민원인이 체육회에 대하여 허가, 인가, 기타 그 밖의 처분 등 특정한 행위를 요구하는 문서와 그에 대한 처리문서

6. 일반문서: 제1호부터 제5호까지의 문서에 속하지 아니하는 모든 문서

제6조(문서의 전자적 처리) 문서의 기안ㆍ검토ㆍ협조ㆍ결재ㆍ등록ㆍ시행ㆍ분류ㆍ편철ㆍ보관ㆍ보존ㆍ이관ㆍ접수ㆍ배부ㆍ공람ㆍ검색ㆍ활동 등의 문서 처리절차는 전자문서시스템 상에서 전자적으로 처리하도록 하여야 한다.

제7조(문서의 성립 및 효력발생) ① 문서는 결재권자가 해당 문서에 서명(전자서명, 전자문자서명 및 행정전자서명을 포함한다. 이하 같다)의 방식으로 결재함으로써 성립한다.

② 문서는 수신자에게 도달(전자문서의 경우는 수신자가 관리하거나 지정한 전자적 시스템 등에 입력되는 것을 말한다)됨으로써 효력을 발생한다.

제8조(문서작성의 일반사항) ① 문서는 간결하고 명료하게 표현하여 한글로 작성하되, 올바른 뜻의 전달을 위하여 필요한 경우에는 괄호 안에 한자나 그 밖의 외국어를 함께 쓸 수 있으며, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 한글맞춤법에 따라 가로로 쓴다.

② 문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아숫자로 한다.

③ 문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되, 연ㆍ월ㆍ일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점(.)을 찍어 표시하며, 시ㆍ분의 표기는 24시각제에 따라 숫자로 하되, 시ㆍ분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유로 인하여 다른 방법으로 표시할 필요가 있는 경우에는 그러하지 아니하다.

④ 문서의 작성에 쓰이는 용지의 크기는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 A4(가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터)로 규격화 한다.

⑤ 문서의 항목은 1, 가, 1), 가), (1), (가), ①, ㉮와 같이 세분한다. 다만, 항목이 하나인 경우에는 항목을 설치하지 아니한다.

⑥ 외부문서나 상신문서에는 보통의 경어를 사용하고, 기타 문서는 불손한 감을 주지 않는 범위 내에서 경어를 생략할 수 있다.

제9조(문서의 기안) ① 문서의 기안은 전자문서로 함을 원칙으로 한다.  다만, 업무의 성격상 전자문서로 기안하기 곤란하거나, 기타 특별한 사정이 있을 경우에는 그러하지 아니한다.

② 문서의 기안은 “별지 제2호 서식”의 기안양식을 기본으로 하며, 관계서식이 따로 있는 경우에는 그러하지 아니한다.

③ 2인 이상의 부서장 결재를 요하는 문서는 그 문서의 처리를 주관하는 부서에서 기안하여야 한다.

제10조(일괄기안) 상호 연관성이 있는 문서로서 일괄하여 기안하는 것이 필요하다고 인정될 때에는 제1안, 제2안 등으로 구분하여 동일한 기안용지에 기안할 수 있으며, 시행문을 작성할 때에는 이를 각각 분리하여 작성한다.

제11조(검토 및 협조) ① 기안문은 결재권자의 결재를 받기 전에 부서의 검토를 받아야 하며, 문서의 내용이 다른 부서의 업무와 관련이 있을 때에는 그 부서의 협조를 받아야 한다.

② 기안문을 검토 또는 협조함에 있어서 그 내용과 다른 의견이 있을 때에는 당해 문서 또는 별지에 그 의견을 표시하여야 한다.

제12조(결재) ① 문서는 회장의 결재를 받아야 한다. 다만, 회장은 사무의 내용에 따라 위임전결하게 할 수 있으며, 위임전결에 관한 사항은 체육회 위임전결 내규에 따른다.

② 결재권자가 휴가ㆍ출장 기타의 사유로 결재할 수 없는 때에는 그 직무를 대리하는 자가 대결하고, 내용이 중요한 문서에 대하여는 결재권자에게 사후에 보고하여야 한다.

제13조(문서의 수정) ① 문서의 일부분을 삭제하거나 수정할 때에는 적색으로 글자의 중앙에 가로로 두선을 긋고 날인을 하며, 그 상부에 정서한다.

② 전자문서일 경우 검토자, 결재권자가 내용을 수정하여 결재를 받아 시행하고, 수정사항에 대하여는 이력관리에 수정사유를 명기한다.

제14조(문서의 발송) ① 결재를 받은 문서 중 발신을 하여야 할 문서에 대하여는 시행문서를 작성하여야 한다.

② 시행문서에는 담당자의 소속 부서, 성명, 결재권자의 성명과 전화번호, 이메일 등을 기재하여야 한다.

③ 체육회의 장은 문서 수발신시 문서의 보안유지와 위변조, 훼손 및 도난방지를 위하여 적절한 조치를 마련하여야 하며, 결재권자는 결재 시 비밀사항이거나 누설 시 문제가 발생될 사항이라고 판단 될 경우, 문서내용의 암호화 등 보안유지가 가능한 발신방법을 지정하여야 한다.

④ 시행문은 처리 부서에서 발송하고, 정보통신망을 이용하여 발송하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 정보통신망을 이용하여 발송할 수 없거나 업무의 성격상 사정이 있을 경우 이를 출력하여 우편, 문서전송 등의 방법으로 발신할 수 있다.

⑤ 기관장의 명의로 발신하는 문서 중 내용이 중요한 문서는 등기우편이나, 그 밖의 발신사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발송하여야 한다.

제15조(발신명의) ① 대외문서의 발신명의는 회장 명의로 한다.

② 체육회 내 부서 간 발신하는 문서는 해당 부서별 결재권자의 명의로 한다.

제16조(관인날인 및 서명) ① 체육회장의 명의로 발신하는 문서의 시행문과 임명장ㆍ상장 및 각종 증명서에 속하는 문서에는 관인(전자이미지관인을 포함한다, 이하 같다,)을 사용한다.

② 체육회 내의 부서 상호간에 발신하는 문서의 시행문에는 부서장이 서명한다.

③ 경미한 내용의 문서에는 관인을 찍는 것과 서명을 생략할 수 있다.

④ 관인을 찍어야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하는 문서에는 관인날인에 갈음하여 관인의 인영을 문서의 용도에 따라 축소 인쇄하여 사용할 수 있다.

제17조(문서의 접수ㆍ처리) ① 체육회에 송달되는 문서는 총무부서에서 처리부서에 배부하여 해당 담당자가 접수한다. 이에 따른 문서접수대장은 “별지 제3호 서식” 문서접수대장에 기재한다. 다만, 2개 부서이상이 관련되었을 경우 업무가 가장 밀접한 부서에 배부한다.

② 문서를 받은 처리부서는 문서처리인의 해당란을 기입한 후 문서처리 부서장의 선결을 받아 처리하되 내용이 중요하여 사전에 결재권자의 방침을 요하는 경우에는 사전보고 후 처리한다.  다만, 부득이한 사유로 선결을 받을 수 없거나 일상 업무에 관한 문서로서 그 내용이 경미한 경우에는 그러하지 아니한다.

③ 제2항에 의한 선결을 하는 결재권자는 문서의 처리기한 및 처리방법을 지시할 수 있으며, 필요하다고 인정하는 때에는 그 처리담당자를 따로 지정할 수 있다.

④ 문서 발신자의 명의, 주소 및 성명 등이 불분명한 경우에는 해당 문서를 접수하지 아니할 수 있다.

제18조(외국어로 된 문서들에 대한 특례) 외국어로 된 문서에 대하여는 제8조, 제15조, 제16조를 적용하지 아니할 수 있다.

제19조(문서의 간인) 다음 각호의 어느 하나에 해당하는 2장 이상으로 이루어지는 문서는 간인하여야 한다.

1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서

2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서

3. 허가ㆍ인가 및 등록 등에 관계되는 문서

제20조(문서의 등록) 문서는 생산한 즉시 기록물 등록대장에 자동 등록되고, 생산등록번호를 부여한다.

제21조(문서의 보관 및 보존) ① 문서의 보관 및 보존은 다음 각호와 같다.

1. 영구보존문서 – 총회 및 이사회 회의록, 규약ㆍ제규정, 인사관계서류, 체육회 기본재산관련 서류, 표창 및 징계기록, 세입세출예산 및 결산서 등

2. 10년 – 기부금 및 찬조금, 협찬금 관련 사업운용내역 및 장부 등 관련서류(상증세법)

3. 5년 – 사업계획 및 결과보고ㆍ정산서, 경리관계서류 및 장부, 회계감사 서류, 기부금 발급명세서(법인세법) 등

4. 기타 일반서류 – 3년

5. 문서취급 및 관리의 편의를 도모하기 위하여 담당별로 서류철을 구분 관리하며 부서별 중요 참고서류는 보존연한을 한정하지 아니한다.

② 국고보조금 보조사업의 문서보관은 “보조금 관리에 관한 법를(이하 “보조금법”이라 한다.) 및 “동법시행령(이하 “시행령”이라 한다.)”, “국고보조금 통합관리지침”을 준용한다.

1. “보조금법 제25조” 및 “시행령 제10조의2”를 준용하여 관련사업의 수행, 정산, 회계감사 등과 관련된 자료는 5년간 보관하여야 한다. 이때 보관하여야 하는 자료는 “감사원법 제25조”에 따른 계산서, 증거서류 및 계산서 또는 증거서류의 내용을 설명하기 위하여 필요한 서류로 한다.

2. 자료의 폐기는 “보조금법 제26조의5 제1항”에 의하여 보조금관리정보를 보유한 날부터 5년이 지나면 파기하여야 한다. 다만 보조금의 중복ㆍ부정수급 방지를 위하여 보유할 필요가 있다고 인정되는 경우로서 대통령령으로 정하는 자료 또는 정보는 5년을 초과하여 필요성이 인정되는 때까지 보유할 수 있다.

3. 대통령령으로 정하는 자료 또는 정보라 함은 “시행령 제10조의7”을 준용한다.

③ 지방보조금 사업은 “지방자치단체 회계관리에 관한 훈령 제150조 제1항”에 의하여 관계서류를 5년간 보존하여야 한다.

④ 관계서류를 전산으로 입력하여 처리ㆍ관리하는 경우 전산입력자료로 장부를 갈음할 수 있으며, 이 경우 전산입력자료에 대하여 훼손ㆍ손실ㆍ멸실되지 않도록 안전조치를 하여야 한다.

⑤ 증빙서류는 해당부서에서 원본을 보관하되, 전자적 정보처리시스템에 따라 생성된 문서는 전자적으로 보관할 수 있다.

제３장  인장관리

제22조(인장의 종류) ① 체육회에서 사용하는 인장의 종류는 다음 각 호와 같다.

1. 체육회장 직인

2. 재무관 직인

3. 법인 인감

4. 계인

② 체육회는 전자문서에 사용하기 위하여 전자이미지 직인을 가지며, 전자이미지 직인은 전자문서 시스템 상에 입력하여 사용하여야 한다.

제23조(인장의 내용 및 규격) ① 인장의 내용은 직위의 명칭 끝에 “인”자를 붙이고 자체는 한글을 사용하며 가로로 새긴다.

② 인장의 모양은 정사각형 또는 원형으로 하고 그 크기는 사각형의 길이 또는 원형의 직경이 3cm 이내로 한다. 다만, 계인의 경우에는 별도로 정할 수 있다.

제24조(인장의 등록) ① 인장을 제작 또는 개폐하고자 할 때에는 그 형상 규격 또는 내용 등에 관하여 사전에 회장의 승인을 받아야 한다.

② 체육회의 인장은 “별지 제5호 서식”에 의한 직인등록대장에 등록하여야 한다.

제25조(관리 및 사용) ① 인장은 문서통제 주관부서인 경영기획부에서 관리한다.

② 인장은 정당한 결재권자의 결재가 있는 문서에 한하여 이를 사용하여야 한다.

③ 직인은 직위, 명칭 또는 성명의 끝 자가 직인의 가운데에 오도록 날인한다.

④ 회장의 직인을 사용한 경우에는 “별지 제6호 서식”에 의한 직인발급대장에 기재하여야 한다.

제26조(재등록 및 폐기) ① 인장이 분실 또는 파멸되거나 갱신할 필요가 있는 때에는 그 사유를 들어 직인을 갱신할 수 있다.

② 직인을 재등록한 경우 즉시 사용 중인 전자이미지 직인을 삭제하고 재등록한 직인을 전자 입력하여 사용하여야 한다.

③ 제1항 또는 기타의 사유로 직인을 폐기하고자 하는 때에는 직인등록대장에 직인 폐기일과 폐기 사유 등을 명시하고, 이를 소각하거나 기타 적절한 방법으로 인영의 글씨를 알아 볼 수 없도록 조치하여야 한다.

부  칙[2022. 02. 14.]

제1조(시행일) 이 규정은 서울특별시체육회 이사회의 의결을 거친 날부터 시행한다.

〔별지 제1호 서식〕

기 록 물 등 록 대 장

(처리부서용)

등 록 구 분	등 록 일 자	생산기관 등록번호	첨부 번호	제 목	기안자 (담당자)	결재권자	시 행 일 자	수신자 (발신자)	문서과 배부번호	생산기관 등록번호	전자 기록물여부	공개 여부

〔별지 제2호 서식〕

서울특별시체육회

수신자

(경유)

제목

발   신   명   의

수신처

기안자(직위) 서명      검토자(직위) 서명   결재권자(직위) 서명

협조자(직위) 서명

시행  처리부서-일련번호(시행일자)      접수  처리과명-일련번호(접수일자)

우     주소                               / 홈페이지 주소

전화(   )        /전송(   )      / 전자우편주소  / 공개구분

〔별지 제3호 서식〕

문 서 접 수 대 장

(처리부서용)

일 련 번 호	접 수 일 자	생산기관 등록번호	제 목	발신기관명	처 리 과	인수자 (서 명)	비 고

〔별지 제4호 서식〕

업무 인수 및 인계서(000관련)

부서/팀명		인 계 일	20 . .
직 위		인계자명	(인)

업 무 사 항
기본 업무	주간	∙ ∙ ∙ ∙ ∙
	월간	∙ ∙ ∙ ∙ ∙
	년간	∙ ∙ ∙ ∙ ∙
현진행 업무	∙ ∙ ∙
미완결 업무	∙ ∙ ∙
기타사항	∙ ∙ ∙
부서/팀명		/	인수자명	(인)

〔별지 제5호 서식〕

직  인  등  록  대  장

단 체 명
직 인 명
사용인			등 록 일	년 월 일
			새 긴 날	년 월 일
			새긴 사람	주소 :
				성명 :
				생년월일:
			최초사용일	년 월 일
			재 료
			비 고
폐기인			등 록 일	년 월 일
			폐 기 일 (분실일)	년 월 일
			폐기사유	□마멸 □분실 □기타( )
			폐기방법	□소각 □기타( )
			폐 기 자	소속 :
				직급 : 성명 :
			비 고

[별지 제6호 서식〕

직인발급대장

연번	일자	구 분		제출처	용 도	제 목	신청부서	신청인	확인인
		직인	재무관인

법인인감발급대장

연번	일시	제목(용도)	제출처	매수	신청부서	신청인	확인인	비고